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Emails para invitar y recordar tu webinar

Publicado el 2026-10-04

Organizar un webinar o taller online es solo la mitad del trabajo: la otra mitad es conseguir que la gente se apunte y, sobre todo, que se presente el día señalado. La asistencia real a un webinar suele ser bastante más baja que el número de inscritos, y la diferencia la marca, en buena parte, la secuencia de correos que envías entre la inscripción y el evento. Aquí tienes cómo montarla de principio a fin.

Por qué el email sigue siendo clave para un webinar

Por mucho que promociones tu webinar en redes sociales, la inscripción casi siempre pasa por un formulario que pide un email, y es ese email el canal que vas a usar para confirmar, recordar y hacer seguimiento. Si ya tienes una automatización montada para otros fines, la lógica es la misma que vimos en cómo automatizar el email marketing: un desencadenante (inscribirse al webinar), una serie de correos programados y, al final, una acción (asistir, o no, y lo que ocurre después).

La secuencia completa, paso a paso

1. Confirmación inmediata tras la inscripción

En cuanto alguien se apunta, debe recibir un correo que confirme fecha, hora (con zona horaria si tu público es internacional) y el enlace de acceso. Añade aquí también una línea sobre qué va a aprender, para reforzar la decisión de haberse apuntado.

2. Recordatorio una semana antes (opcional según la antelación del evento)

Si abres las inscripciones con mucha antelación, un recordatorio intermedio evita que la gente se olvide de que se apuntó. No es imprescindible si el webinar es en pocos días.

3. Recordatorio el día antes

Este es uno de los correos más importantes de toda la secuencia. Repite fecha, hora y enlace, y añade algo que aumente las ganas de asistir: una pregunta que se va a responder, un adelanto breve de contenido o quién más se ha apuntado, si es relevante.

4. Recordatorio el mismo día

Una o dos horas antes del webinar, un correo corto con el enlace bien visible, pensado para quien lo tiene apuntado en algún sitio pero no ha vuelto a pensar en ello hasta ese momento. Es, con frecuencia, el correo que más clics directos genera por su cercanía al evento.

5. Seguimiento después del webinar

Tanto para quien asistió (con el resumen, la grabación si existe, y el siguiente paso) como para quien se apuntó pero no pudo ir (ofreciendo la grabación, si decides compartirla). Este correo es también el lugar natural para una llamada a la acción hacia tu servicio o producto, si el webinar formaba parte de un lanzamiento. Si es tu caso, revisa cómo escribir una secuencia de lanzamiento por email para encajar el webinar dentro de un proceso más amplio.

Cómo escribir el email de invitación inicial

El correo de invitación (o la propia página de inscripción, si llegas a la gente por otros canales) debe responder rápido a dos preguntas: qué van a aprender y por qué les interesa a ellos en concreto, no en términos genéricos. Evita títulos de webinar vagos tipo «todo sobre marketing digital» y concreta el problema que resuelve: «cómo organizar tu primera campaña de email en menos de una tarde» funciona mejor que un título genérico.

El asunto de cada correo de la secuencia importa tanto como el contenido: un asunto que mencione la cercanía del evento («mañana a las 18:00: tu webinar sobre X») suele abrirse más que uno genérico. Tienes más técnicas en cómo escribir asuntos de email que se abran.

Ejemplo de recordatorio el día antes

Asunto: Mañana a las 18:00: nos vemos en el webinar Hola [Nombre], te escribo para recordarte que mañana jueves a las 18:00 (hora de España peninsular) empieza el webinar sobre cómo automatizar tu email marketing sin perder horas cada semana. Guarda este correo o añade el evento a tu calendario: aquí tienes el enlace de acceso [enlace]. Durante la sesión resolveremos, entre otras cosas, cómo montar tu primera secuencia de bienvenida en menos de una hora. Si al final no puedes conectarte en directo, avísame respondiendo a este correo y te envío la grabación. Nos vemos mañana, [Tu nombre].

Qué hacer con quien no puede asistir en directo

No des por perdido a quien se inscribió pero no se conectó: suele ser un grupo con interés real, simplemente con mala agenda ese día concreto. Enviar la grabación (si decides grabarlo) junto con un resumen de los puntos principales mantiene vivo ese interés y evita que el esfuerzo de conseguir la inscripción se pierda del todo.

Errores habituales en la secuencia de un webinar

• Enviar un único recordatorio. Con solo un correo entre la inscripción y el evento, muchos inscritos simplemente se olvidan; la secuencia completa reduce bastante las ausencias.
• Esconder el enlace de acceso. El enlace debe estar visible y fácil de encontrar en cada recordatorio, no solo en el primer correo de confirmación.
• No avisar de la zona horaria si tu público no es solo local. Una hora sin especificar zona horaria genera confusión y ausencias evitables.
• Olvidar el seguimiento posterior. El webinar en sí no es el objetivo final; lo es lo que ocurre después, así que el correo de cierre merece tanto cuidado como el de invitación.
• No medir qué correo funciona mejor. Revisa qué recordatorios generan más clics y aperturas para mejorar la secuencia en el próximo webinar; te ayuda nuestra guía de métricas de email marketing.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos correos debería tener la secuencia de un webinar? Entre tres y cinco suele ser suficiente: confirmación, uno o dos recordatorios antes del evento y un seguimiento posterior. Más correos de los necesarios pueden generar bajas sin aportar más asistencia real.

¿Necesito una herramienta específica de webinars para esto? La plataforma donde celebras el webinar (videollamada o software de webinars) es independiente de la herramienta que envía los correos. Para la parte de email marketing, basta con una herramienta que permita automatizar por fecha de inscripción; GetResponse, por ejemplo, incluye funciones de webinar integradas además del envío de email, lo que simplifica tener ambas cosas en un solo sitio.

¿Qué diferencia hay entre esto y los recordatorios de una cita individual? El principio es el mismo (una automatización por fecha), pero un webinar suele implicar más inscritos a la vez y una secuencia algo más larga, con invitación, varios recordatorios y seguimiento posterior. Si lo tuyo son citas individuales, revisa cómo automatizar recordatorios de citas, más enfocado en ese caso.

¿Debo preocuparme por que el correo caiga en la pestaña de Promociones de Gmail? Puede pasar, como con cualquier envío masivo. Repasa cómo evitar la pestaña de Promociones de Gmail si notas que tus recordatorios tienen menos apertura de lo esperado.

Nuestra recomendación

Si vas a organizar webinars con cierta frecuencia, merece la pena elegir una herramienta que combine automatización por fecha, páginas de inscripción y, si es posible, la propia videollamada. Puedes comparar las opciones del sector en nuestra guía según tu caso de uso o revisar directamente la reseña de Systeme.io, GetResponse o AWeber según lo que ya uses para el resto de tu email marketing.

Esta guía forma parte de nuestra guía completa de email marketing para autónomos.

Divulgación: algunas de las herramientas recomendadas tienen enlaces de afiliado en sus reseñas. No influyen en nuestras recomendaciones.